«Контроль исполнения поручений» для проверки работы персонала

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью контроля исполнения поручений. И не важно, сколько сотрудников необходимо контролировать – одного-двуоих, или несколько десятков, а то и сотен. В любом случае наилучшим решением будет ведение электронной базы данных поручений. Программа «Контроль исполнения поручений» как раз и является таким решением и подойдёт в первую очередь для представителей малого бизнеса. Программа поможет вести таблицу поручений с указанием поручителя, исполнителей, сроков исполнения и других данных и менять статусы поручений в зависимости от их исполнения.

Для ознакомления с возможностями программы «Контроль исполнения поручений» (далее КИП) удобнее всего воспользоваться готовым примером. Открыть демо-файл можно через меню Файл – Открыть в папке C:SimplecsKIP Rus 2.1Пример.kip.

На рисунке видно, что все созданные поручения сведены в таблицу. Здесь есть наименование поручения, дата выдачи, ф.и.о. выдавшего поручение и ответственного исполнителя, соисполнителей, сроки выполнения по плану и по факту, а также статус выполнения поручения. Отметим сразу, что данный набор наименований столбцов таблицы легко настраивается под конкретную специфику работы бизнеса.

Для удобства задания с разными статусами помечаются разными цветами. Так, просроченные поручения отмечены розовым фоном, выполненные не в срок жёлтым, выполненные зелёным. Остальные поручения, находящиеся в процессе выполнения, никак не отмечаются и отображаются на белом фоне.

Для изменения поручения достаточно кликнуть на ячейке в таблице и ввести текст или выбрать дату. Кнопкой [+ Добавить] в таблице добавляется пустая строка, в которой мы вписываем данные нового поручения. Кнопка [- Удалить], соответственно, предназначена для удаления поручений. Также в панели инструментов предусмотрена кнопка [Изменить статус], позволяющая для выбранного поручения выставить статус «Срок не истёк». Каждому вновь добавленному поручению автоматически устанавливается данный статус.

В добавленной строке вписываем текст поручения, выбираем даты выдачи и срока выполнения.

Для заполнения остальных ячеек таблицы потребуется предварительная подготовка, а именно заполнение так называемых справочников (хотя редактировать их можно и во время добавления поручения). По сути это отдельные списки, которые можно использовать для быстрого выбора. Например, для указания ф.и.о. руководителя, выдавшего поручение, необходимо выбрать его из списка нажатием кнопки [...] в правой стороне ячейки. В открывшемся окне отображается список сотрудников (справочник), разделённый на две части: слева видим всех сотрудников, а справа выбранных из данного списка. Чтобы указать руководителя или исполнителя, выбираем его в списке слева и жмём кнопку [Добавить в поле выбора ->]. Если же список пустой или необходимо пополнить его новыми данными, жмём правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираем + Добавить запись и вводим ф.и.о. Через это же меню можно удалять записи из справочника, редактировать их, а также сортировать, загружать из файла или сохранять в файл. Последняя функция, кстати, весьма удобна, если уже имеется список, подготовленный заранее и сохранённый в файле формата txt.

После заполнения всех полей в таблице мы получаем сформированное поручение. Разработчики программы «Контроль исполнения поручений» предусмотрели возможность быстрой фильтрации поручений по статусу. Для этого в выпадающем списке Активная таблица выбираем один из доступных статусов:
— выданные поручения, иначе говоря, в таблице отображаются все записи;
— просроченные поручения, видны только записи, в которых дата в столбце «Срок исполнения» меньше текущей даты;
— выполненные поручения (все, в срок, не в срок), отображаются записи с выполненными вовремя и не в срок поручениями.

Есть ещё один режим, включаемый кнопкой [Группировка], когда все записи в таблице сокращаются только до названия поручения. Чтобы развернуть строку, жмём кнопку [+]. Данный режим будет удобен при большом количестве записей.

Напоследок рассмотрим немаловажную возможность КИП, а именно настройку столбцов таблицы (меню Инструменты – настройка таблицы поручений). Здесь в списке предоставлены уже имеющиеся в таблице столбцы. Для каждой графы можно задать название, тип данных, подключённый справочник и примечание. Здесь же с помощью соответствующих кнопок можно изменить порядок столбцов в таблице.

Для добавления новых столбцов достаточно ввести наименование в строках с названием Столбец 9, Столбец 10 и т.д. Ничто не мешает нам полностью создать свой шаблон с нуля, в этом случае достаточно будет создать новый проект или удалить все столбцы в имеющемся примере.

Добавляя столбец, мы вводим наименование, а также указываем тип данных. Разработчики предоставили в наше распоряжение несколько типов данных, в том числе текстовой, дату, логический, процент, числовой, статус, путь к файлу или папке, справочник. Например, нам необходимо ставить «галочку», когда поручение требует отчёта исполнителя. Для этого выбираем тип «логический».

В результате в таблице поручений появится новый столбец с ячейками, где можно поставить флажок, если требуется сдача отчёта.

К сожалению, разработчики не стали делить программу на клиент-серверные приложения, чтобы руководитель организации мог устанавливать поручения, а сотрудники только видеть свои задания. Вместо этого в КИП можно установить пароль администратора (Инструменты – Настройка таблицы поручений – вкладка Дополнительные настройки – Защитить настройки паролем). И тогда при открытии программы мы автоматически входим как пользователь, а чтобы получить доступ к настройкам таблицы поручений и изменения других настроек, потребуется ввести пароль администратора. Здесь же, кстати, можно настроить права пользователя, то есть указать те действия, которые ему доступны в программе. В программе «Контроль исполнения поручений» пользователю можно разрешить/запретить печать отчётов, редактирование справочников, автосохранение файла поручений, изменение данных в таблице поручений, изменение статусов поручений.

Характеристики:
Язык интерфейса: русский
ОС: Windows 2000, XP, 2003 Server, Vista, 7, 8
Размер файла: 10,1 Мб
Лицензия: бесплатная для малого бизнеса и физлиц, есть платная версия 3000 руб. для больших предприятий
Ссылка: http://www.simplecs.ru/files/setupKIP.exe